科进 • 商业物业管理系统

《科进 • 商业物业管理系统》 是一款面向写字楼、购物中心、城市综合体、步行街、专业市场、以及厂房、仓库等商业物业的综合应用管理系统,其主要功能包括合同管理、前台收费、客服管理、财务管理、水电工程、设备管理、维护管理、监控管理、商圈O2O、安防清洁等,满足从最基本的租金收缴管理到商圈运营的全面运营管理需要。

六环战略规划

在整体方案战略规划中,我们融合阿米巴管理理念,以业主为中心、以服务为导向,通过系统对信息进行充分整理和有效传递,使企业资源在人力、财务、设备、监控、服务、沟通、以及绩效等各方面得到合理配置与利用,实现各部门单位、各员工个体、以及人、物、财之间的活动同步与和谐,进而均衡地达到企业的多元目标。

“两横四纵经纬管理” 应用规划模式

我们按“两横四纵”对业务功能进行划分。

“两横” 为内部管理和对外服务,由基础管理、人力管理、财务管理、维保管理、安保管理、清洁绿化、收楼服务、生活服务、预约服务等12条纬线。

“四纵” 为监控线、服务线、沟通线、商圈线等共4条经线。

通过 “两横四纵” 经纬线结构方式对信息化建设的规划和实施,能确保信息系统对“业务数据全面互享互通”和“可视化管理”的有效支持,避免因信息系统与企业管理两者之间的错位匹配而产生的诸多信息化问题和管理问题,真正充分发挥信息系统在企业管理中原动力的作用。

在“维修保养”管理上有那些特点?

根据统计,维修保养工作人员每天的有效工作时间只有1个小时,工作效率极低,究其原因,主要有以下几点:
第1、维保物件多、工作人员流动性大,任务分派占用了大量时间
第2、维保工作监管难大,容易滋生出磨洋工、偷工减料、怠工等不良情况
第3、无法量化工作量和工作质量,做好做坏一个样,容易让有消积态度的员工影响到其他人。
针对这些情况,《科进 • 智慧社区物业管理系统》按“事前”、“事中”、“事后”三个顺序进行设计。
事前 - 提高管理效率

侧重于对线路、设备、人员等进行管理,以提高工作效率和做好风险把握。

巡检片区管理 -- 减少时间浪费,降低维保成本

随着社区里面设备数量的不断增加,以及巡检地点的复杂性,使得维保人员来往于各个设备之间都占用大量的时间,而且容易出现漏查的情况。

通过“巡检片区管理”,可针对现场环境,对维保路线进行合理规划,减少维保人员浪费在路上的时间。


检查标准管理 -- 规范检查内容,确保检查项目全面性,防止漏查

以车辆保养为例,众所周知,新购买的车辆的常规检查项目,与已行驶几十万公里的车辆的检查项目有些不同。

所以,通过“检查标准管理”,针对不同的设备,可根据当前寿命情况,自动匹对相应的检查标准细项,更有效延续其使用年限,并确保设备的使用安全。


设备、人员 维度设定 -- 对维保人员的技能精细管理,提升设备维养质量

不同设备(如:电梯、排水管)或不同设备寿命(如:新购买、已使用多年)对维养工作人员的技能要求各不相同。通过该应用,通过精细管理相关维保工作人员的技能特长,针对不同的维保设备及其特点,实现维保人员的准确调度。解决初级维养工作人员因无法胜任而返工,或高级维养工作人员大才小用等问题。


二维码标签管理 -- 为设备赋予一个身份,让现场保养工作更方便、高效

传统标签,信息量少,无法与系统自动对接,不利于监督工作人员维保工作情况。

《科进 • 智慧社区物业管理系统》为每台设备赋予二维码标签以作为身份识别码,二维码标签在具备传统标签功能的同时,还可以向维养人员提供在维养当前设备时所需要的帮助信息,不仅能让新入职员工快速上手,而且还确保维养工作的质量。



事中 - 抓紧维保质量

主要体现在对派单效率、现场检查工作的提升和精细化,确保工作质量。

维养计划 -- 将杂乱无章的维养工作规划化,条理化,提高工作质量,降低维养成本

随着设备数量和品种的不断增加,对维养工作的挑战越来越大,如果没有合理制定维养计划,必然会出现有些设备过于密集维养,而有些设备则维养遗漏,或者人手严重紧缺不足等情况。

通过该功能,可以根据设备的重要性或特性的不同,对设备建立相应的维养周期,再结合维养人员资源情况,规划合理的设备维养计划方案,实现用最少的人力成本高质量完成日常维养工作。


任务自动派发及申领 -- 实现高效准确调度,促进工作人员工作积极性

目前有不少物业行业的维保工作是纸质派工单的方式,需要经过人员调度、打单、领料、维修等多个环节,大量浪费时间。本应用结合上述的其他应用,实现自动派单,不仅降低调度员的工作量,还能确保调度的准确性,避免将维养项目错误指派给不适合的工作人员的情况的发生。此外,维养工作人员还可以根据自已的工作情况,主动申领维养项目,多劳多得,促进工作人员的工作积极性。


现场登记检查结果 -- 及时登记工作情况,及时反馈和跟踪整改所发现问题

维养工作人员手持移动设备,扫描设备上的二维条码,即可获知当前设备的详细信息及历史维养记录,比如当前设备之前做过某项重大维修,那么这次就能更好地更有针对性地对当前设备进行维养处理,并对检查结果进行快速登记。如发现当前设备出现问题,维养工作人员还可直接通过拍照等方式进行涂鸦记录,真实、客观将对问题进行描述和汇报,便于后续对问题的整改跟进。


WIFI下自动同步数据 -- 保证维养工作正常进行、降低维养工作人员开支

在维养现场,手机通讯信号往往都很差。通过本应用,一方面是确保在无信号环境下能正常进行维养工作,让工作人员在记录检查结果之后,对于非急要的数据,可以等到在Wi-Fi环境下时,由系统自动同步数据;另一方面则是为工作人员考虑,由于有时候需要对现场情况进行拍照,数据量比较大,所以通过缓存功能,让他们不用自掏腰包,增加他们工作热情。



事后 - 提高工作积极性

通过抽查、考核等手段,淘汰有消积态度的员工,提高整体积极性。

抽检核查整改 -- 防止鱼目混珠,沟通更直观,整改工作更高效

在维养人员完成维养工作之后,管理员可对工作结果进行核查整改,当发现问题时,管理员即可通过拍照涂鸦等方式进行记录,直观地将整改要求通知给维养人员,维养人员在对问题跟进处理之后,也可将整改结果拍照回传。另外,通过这个应用,规避有维养人员出现有怠工等不良情况。


归属部门确认 -- 全员参与,加入维养工作监督力度,确保维养工作质量

让设备归属部门一同参与,弥补因管理员人力不够而无法全面监控维养工作质量的问题。当维养人员对设备完成维养工作之后,设备的归属部门可对维养工作结果进行验收、评价、投诉。进一步避免那些不敬业工作人员敷衍了事的情况发生,确保设备的正常运行。通过“抽检核查整改”和“归属部门确认”两个应用的结合,彻底消灭传统方式下容易滋生的不良工作作风。


分等级通知 -- 做好风险把控,实现零隐患

根据设备的重要性、特性、日常使用、寿命等情况的不同,制定不同级别(如:每周、每月等)的维养计划提醒,确认所需技能的相关维养人员能按时到位。另外,还可以通过提醒,帮助采购人员及时制定维养材料采购计划,保证维养工作的顺利开展。


绩效考核 -- 多劳多得、激发工作人员激情

以往,由于对工作效率,工作质量难于监控,使得容易出现做好做坏一个样,多做不如少做的不良想法,使得普遍出现磨洋工、怠工等情况。

通过本应用,可真实、客观反映出工作人员的工作效率和工作质量,对优秀员工进行奖励,对落后员工进行促进,激发员工激情,提升维养工作整体管理水平。


个别应用描述


车辆登记

自动车牌识别、与公安系统关联、对可疑车辆自动报警。

外来人员登记

业主提前向物业公司发出“朋友到访请柬”信息、系统自动向业主朋友的手机发送验证码。当朋友到访时,只需提供验证码,即可进入社区。

车箱驶出检查

业主提供车箱内照片,保安根据照片检查车箱。保证小区业主财产安全。

人脸智能监控

通过人脸识别,自动与公安系统关联,及时发现可疑人员。

可疑人员调查

将通缉逃犯信息发送给每个安保人员,第一时间识别逃犯,时刻捍卫社区安全。

工程现场巡查

安保人员对施工现场所发现的问题进行拍照备案,并做后续整改跟进。

车况巡查

用于安保人员对管辖范围内车辆异常状态进行及时跟进。

车位巡查

对没有按车位停放的车辆进行管理,提前取证,避免纠纷发生。

如何做好清洁绿化?

清洁绿化工作,按人员管理划分,可分为“自有团队”、“监督+外包”、“自有团队+监督+外包”三种模式;按工作特别划分,可分为“长期、常规服务项目”(如社区道路清洁)和“短期、定制服务项目”(如业主家庭清洁)。

在清洁行业,通常清洁人员都是些年纪比较大、并且文化程度比较低的人群,他们不大会使用手机,通常也是打打电话,所以,能提供给他们的App应用功能不多,只有“移动考勤”功能。

对于占地面积比较小的小楼盘,“移动考勤”功能就如同画蛇添足,但如果是占地面积有几千亩的大楼盘,情况就完全不同。受到考勤机成本、布线、维护等因素约束,往往很难在大楼盘的各个区域都安装考勤机,使得清洁人员每天都要花费大量时间用在来往于考勤机与自已负责片区的路上。所以,为了解决这一问题,节约清洁人员个人宝贵时间,也让管理更加人性化更加体贴关怀,只需要通过《科进 • 智慧社区物业管理系统》“移动考勤”打应二维码,并张贴在各个片区,清洁人员就可以简单地使用手机扫描二维码实现考勤登记。

而对于管理员,则有完善的管理应用模块,满足管理员对“长期、常规服务”、“短期、定制服务”、“外包服务”等不同服务模式的管理要求。另外,也为外包服务机构的工作人员提供了相关的应用功能,利于管理员与外包服务机构之间的沟通,确保清洁绿化工作的顺利开展。



谢谢!

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